การนำเอาเทคโนโลยีไปประยุกต์ใช้ในสำนักงาน
ในส่วนหน่วยงานของรัฐ
การนำเอาเทคโนโลยีไปประยุกต์ใช้ในสำนักงานในส่วนหน่วยงานของรัฐนั้นยังเป็นเพียงจุดเริ่มต้นอยู่ คือ เริ่มจะมีการใช้เวิร์ดโปรเซสซิ่งในงานฝ่ายเลขาและงานธุรการบ้างแล้ว เครื่องพิมพ์ดีดต่างๆ จะมีการเปลี่ยนโครงสร้าง เช่น ซื้อเครื่องพิมพ์ดีดที่มีเวิร์ดโปรเซสซิ่ง สำหรับในสำนักงานของผู้บริหารของส่วนราชการ จะเริ่มมีการใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำรายงานข้อมูลทางราชการ การเก็บแฟ้มรายงาน การร่างจดหมายโต้ตอบต่างๆ จะหันมาใช้คอมพิวเตอร์แทนเครื่องพิมพ์ดีดกันมากขึ้น แต่อุปกรณ์อิเล็คทรอนิกส์บางอย่าง เช่น ระบบโทรศัพท์ทางราชการจะไปได้ช้ากว่าเอกชนมาก เพราะการของบประมาณของทางราชการในด้านนี้กลายเป็นเรื่องฟุ่มเฟือย
พัฒนาการที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากมายทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาล ภาคเอกชนได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอย่างเต็มศักยภาพในการแข่งขันกันผลิตสินค้าและบริการเพื่อสร้างคุณค่าและความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า ขณะที่ภาครัฐยังมิได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีมากนักในการสร้างและนำเสนอบริการสาธารณะให้แก่ประชาชนซึ่งอาจเป็นจุดด้อยของภาครัฐที่ยังไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของประชาชนได้อย่างทั่วถึง
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีที่ใช้กันในปัจจุบันของหน่วยงานราชการแทบทุกแห่ง ได้แก่ การนำเอาเครื่องคอมพิวเตอร์บุคคลมาใช้ในงานพิมพ์เอกสารแทนเครื่องพิมพ์ดีด จึงทำให้หน่วยงานหลายแห่งของบประมาณประจำปีเพื่อเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เป็นรุ่นใหม่ขึ้น แล้วนำมาใช้พิมพ์เอกสารทั้งที่เครื่องรุ่นเก่าที่มีศักยภาพเพียงพอหรือสูงกว่าสำหรับการใช้งานเพื่อพิมพ์เอกสาร ในความเป็นจริงแล้ว การใช้ประโยชน์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ยังมีด้านอื่นอีก อาทิ การสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้งานจัดเก็บข้อมูลเรื่องต่างๆ เทคโนโลยีเช่นนี้มีประสิทธิภาพสูงมากในการเก็บข้อมูลของหน่วยงานราชการแทนวิธีการเก็บข้อมูลแบบเก่าหรือแบบที่เป็นเอกสาร แต่ถึงอย่างไรก็ตาม หน่วยงานบางแห่งของรัฐได้สร้างจุดเริ่มต้นด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการทำงานประจำวันที่อำนวยความสะดวกทั้งแก่ข้าราชการและประชาชน ซึ่งนับว่าเป็นการจุดประกายไฟฝันในภาครัฐที่ดีเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ใช้ในการปฏิบัติงาน และการที่จะส่งเสริมให้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในภาครัฐนั้นสิ่งสำคัญที่ควรเล็งเห็นและควรเตรียมการให้พร้อม ก็คือการสร้างความเข้าใจและวิสัยทัศน์ของผู้นำ และมีเป้าหมายอย่างมุ่งมั่นที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศในภาครัฐให้เข้มแข็งและมีศักยภาพสูงสุด และที่สำคัญก็คือการเตรียมความพร้อมสำหรับกลุ่มผู้ใช้งานหรือข้าราชการที่ต้องเข้ามารองรับงานที่กี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ
หลักสำคัญสำหรับการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีนั้น ควรเข้าใจและตระหนักถึงความจำเป็น ความคุ้มค่า และประโยชน์สูงสุด ต้องมองให้ละเอียดถี่ถ้วนด้วยว่าเทคโนโลยีสารสนเทศแต่ละประเภทมีศักยภาพหรือสารมารถทำอะไรได้บ้าง แล้วจึงนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสมมาช่วยให้องค์กรสามารถทำงานในลักษณะใหม่ หรือนำมาใช้เพื่อช่วยแก้ปัญหาที่ประสบอยู่ จึงจะเกิดผลของการปรับปรุงในองค์กรอย่างแท้จริง
ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในหน่วยงานภาครัฐและเอกชนต่าง ๆ มากมาย เช่น การทำบัตรประจำตัวประชาชน การเกิด การตาย การเสียภาษีอากร การทำใบอนุญาตขับรถยนต์ การจ่ายค่าสาธารณูปโภคต่างๆ การประมวลผลคะแนนเลือกตั้ง ฯลฯ เป็นต้น งานเหล่านี้ได้มีการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ เพื่อทำให้ได้ข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็ว และยังตอบสนองกับการบริหารยุคใหม่ที่ต้องใช้ข้อมูลเป็นหลักในการบริหารจัดการ มีการนำเอามาตรฐานกลางและช่องทางการเชื่อมโยงโครงข่ายระบบโทรคมนาคม เพื่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องติดต่อใช้ข้อมูลหรือระบบร่วมกันได้ เช่น มาตรฐานการส่งข้อมูลในโครงข่าย เป็นต้น มีกาจัดทำข้อมูลสารสนเทศ (Information) ที่สามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ระหว่างหน่วยงาน เช่น ข้อมูลบุคคล ข้อมูลนิติบุคคล ข้อมูลสถานที่ พร้อมทั้งจัดทำระบบความปลอดภัยของข้อมูล เช่น ระบบยืนยันตัวบุคคล มีการจัดทำโปรแกรมประยุกต์กลางของแต่ละระบบการบริหารจัดการองค์กรภาครัฐ (Back Office) เพื่อประมวลผลและใช้ข้อมูลร่วมกัน และสามารถดึงข้อมูลส่วนราชการได้ หรือสามารถใช้โปรแกรมประยุกต์กลางที่ส่วนราชการหลัก ๆ มีอยู่ไปใช้งานร่วมกันได้ นอกจากนี้ยังมีการบูรณาการระบบและข้อมูลสารสนเทศ (Integration) ระหว่างส่วนราชการต่างๆ เข้าหากัน เพื่อใช้ประโยชน์ในการให้บริการประชาชนผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของ e-Citizen Service หรือ One Stop Service ซึ่งเน้นการการปรับเปลี่ยนกระบวนการและวิธีการทำงานเน้นการปฏิบัติงานที่สั้น สะดวกและรวดเร็ว การเสริมสร้างระบบราชการให้ทันสมัย เน้นความทันสมัย ระบบไร้กระดาษและองค์กรเสมือนจริง ซึ่งมีความสำคัญต่อหน่วยงานของภาครัฐในการให้บริการประชาชนด้วยความสะดวก รวดเร็ว โปร่งใส ตรวจสอบได้ ซึ่งอาจเป็นการลบจุดด้อยของภาครัฐที่ยังไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของประชาชนได้อย่างทั่วถึงเมื่อเปรียบเทียบกับระบบงานของเอกชน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น